martes, 12 de junio de 2007

hojas de calculo

Hojas de cálculo.

Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas
Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, se utilizan a veces para hacer pequeñas base de datos, informes y otros usos. Las operaciones más frecuentes se basan en cálculos entre celdas, las cuales son referenciadas relativamente mediante la letra de la columna y el número de la fila, por ejemplo =B1*C1. Es también habitual el uso de la referencia absoluta anteponiendo el signo $ a la posición a fijar, por ejemplo, =B$1*$C$1 ($1 fija la fila y $C fija la columna en el caso de copiar o cortar esta celda a otra posición).
Una hoja de cálculo es una retícula de casillas dispuestas en filas y columnas, las cuales contienen números y cálculos realizados a partir de ellos. Por ello la hoja de cálculo es un instrumento ideal para la realización organizada de cálculos en los que intervengan datos agrupados en diversas categorías. Aunque el concepto expuesto es antiguo, la aparición de los ordenadores como máquinas que procesan automáticamente la información y con gran rapidez y precisión, ha revolucionado la elaboración de hojas de cálculo. En concreto, existen aplicaciones informaticas de uso muy general que permiten la creación y gestión de las llamadas hojas de cálculo electrónico. La característica fundamental de este tipo de hojas electrónicas es que trabajan con fórmulas que se definen en función de las celdas (intersección de una fila y una columna de la hoja ) y no con los datos contenidos en ellas, de forma que si variamos algún número de alguna celda inmediatamente se realiza el recálculo automático con los nuevos datos de las celdas, apareciendo el nuevo resultado en la celda donde se definió la fórmula. Como consecuencia de lo anterior, se tiene que las hojas electrónicas son un instrumento ideal para realizar tareas repetitivas de cálculo con datos distintos como sucede en:
Realización de una contabilidad.
Cálculos financieros de todo tipo.
Estudios estadísticos.
Planificación de tareas.
En este trabajo nos centramos en aplicaciones surgidas en los últimos años para su ejecución en entornos gráficos de ventanas como Windows 3.1 y Windows 95, por su actualidad, mayor potencia y facilidad de uso.
Aplicaciones básicas y avanzadas.
Entre las aplicaciones básicas y avanzadas en Excel es que pueden elaborar enormes hojas de cálculo realizando rápidamente las tareas repetitivas y aprovechando la gran capacidad de cálculo matemático de los actuales procesadores. Así el programa vuelve a calcular automáticamente cualquier fórmula matemática de la hoja de cálculo que tenga como operando alguna celda de aquellas en las que se ha modificado su contenido numérico. También se le puede dar una gran variedad de características de formato, como tamaño, tipo de fuente, formato numérico, estilo y color; a los datos de las celdas para una mejor presentación de los mismos.
Otra característica es la posibilidad de visualizar los datos numéricos de la hoja mediante distintos tipos de objetos gráficos, que permiten un análisis global y más rápido de los datos. Al igual que las fórmulas, los gráficos también se actualizan automáticamente cuando se cambia el contenido de alguna de las celdas que contienen los datos representados.
Más allá de las habituales operaciones aritméticas, el programa proporciona una biblioteca de funciones predefinidas de todo tipo (matemáticas, financieras, estadísticas, lógicas, de cadena de texto...) que se pueden utilizar en las fórmulas que se introduzcan.
Existen algunas prestaciones más avanzadas como la creación y gestión de base de datos, análisis de datos para obtener un determinado resultado en una fórmula, y elaboración de tablas para reflejar varios casos posibles en una fórmula que depende de varios datos.
El programa ofrece un tipo especial de datos para introducir fechas y horas, lo cual nos permite realizar cálculos con ellos, como por ejemplo hallar el tiempo transcurrido entre dos instantes temporales dados mediante una fecha y una hora.
Para la realización de tareas generales como creación de una factura o elaboración de un informe de gastos o contabilidad, la aplicación proporciona una serie de plantillas, que no son más que un documento de hojas de cálculo preparado con antelación que contiene la estructura, el formato y las fórmulas básicas para realizar una tarea. Asimismo el usuario puede crear sus propias plantillas personalizadas para la realización de tareas específicas que vayan a ser realizadas varias veces en el futuro.
Barras de Excel.
Se necesitan inspeccionar todas las barras de herramientas de Excel y aprender donde existen diferencias con el material que se esperaría encontrar. Esas diferencias podrían crear sorpresas muy poco felices si no está enterado de que existen
La Barra de Herramientas Estándar

La mayor parte de los botones de Excel en la Barra Estándar, son verdaderamente estándar. Verá a los mismos botones en otros programas de Microsoft, como por ejemplo en Word. No obstante esto, hay algunas diferencias en la manera en que los botones funcionan, lo que podría causar problemas.
Clic en un botón en la imagen de la Barra Estándar de arriba. Aparecerá una corta explicación sobre lo que hace ese botón, en una ventana por separado. Puede cambiar hacia adelante y atrás entre las ventanas o puede usar el botón Siguiente, en la nueva ventana, para ir en orden a través de todos los botones.
O
Puede ver todas las descripciones o todas las descripciones en una página en una ventana nueva.
La Barra de Formato
Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de sus números. Como los números representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de cálculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para dar formato funcionan como se espera.
Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. También puede dar formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda (fuente, tamaño de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de números, alineamientos y sangrías solo se aplican a la celda íntegra. Los alineamientos y sangrías son aplicados solo dentro de la celda y no a través de toda la página u hoja de cálculo.
Clic en un botón en la imagen de la Barra de Formato de arriba. En una ventana separada, aparecerá una corta explicación de que es lo que hace el botón. Puede ir hacia adelante y atrás, entre las ventanas, o puede usar al botón Siguiente en la nueva ventana, para ir en orden a través de todos los botones.
O
Puede ver todas las descripciones en una página en una ventana nueva.
La Barra Fórmula
Para ayudar a que la vida siga siendo confusa, el término Barra Fórmula, es usado tanto para significar toda la barra que se ve debajo de la barra de herramientas Formato, como también para el cuadro de texto a la derecha, que exhibe lo que contiene la celda seleccionada.
Los botones en Excel 97/2000 son algo diferentes:
Clic en cada parte de la Barra Fórmula de la imagen de arriba. Aparecerá en una ventana separada una corta explicación sobre la función de esa parte. Puede cambiar hacia adelante y atrás entre las ventanas, o puede usar el botón Siguiente, en la nueva ventana para ir en orden a través de todos los botones.
O
Puede ver todas las descripciones en una página en una ventana nueva.
La Barra de Estado
La Barra de Estado está bastante escondida al fondo de la ventana. Se ve muy vacía la mayor parte del tiempo. Su función es de mantenerlo informado sobre que es lo que está sucediendo - y cual es el estado.
La parte izquierda de los mensajes se refiere a que es lo que está sucediendo. Los indicadores de Modo, muestran las características especiales que han sido activadas.
Clic en cada parte de la Barra de Estado de la imagen de arriba. En una ventana separada, aparecerá una corta explicación sobre que es lo que hace esa parte. Puede cambiar hacia adelante y atrás entre las ventanas, o puede usar el botón Siguiente en la nueva ventana para ir en orden a través de todos los botones.
Tipos de datos en Excel.

Se refiere a los datos que se pueden introducir dentro de una hoja de calculo y son las siguientes:


NÚMEROS
Para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . Pts.
Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.
El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).
Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.
Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
Si al finalizar un número se escribe Pts, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.
Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.
Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha.
Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica.
Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
FECHA U HORA
Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.
Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda.
Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.
Ejemplos:
1/12/99 1-12-99 2:30 PM 14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031
TEXTO
Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda
Es una secuencia formada por :valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.
Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-,Sen,Cos,etc...
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Los distintos tipos de operadores son :
ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % ^
TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo:
RELACIONALES para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>
REFERENCIA indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:
Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5
Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5

Diseño de hojas tabulares a base de renglones y columnas.

En su mayoría las hojas de cálculo en Excel están divididas en filas y en columnas en donde la sumatoria de cada uno de los valores que estén dentro de estas dará un valor definitivo de la operación que se realice en otro cuadro que se haga clip esto se debe a que esta hoja están diseñadas para operar de igual forma a las hojas de trabajos de calculo comercial que se usa en un entorno de oficinas común.




Manejo de funciones y formulas.

Fórmulas
Una vez que se hayan introducido datos, se pueden introducir fórmulas para realizar cálculos. Los resultados de las fórmulas cambiarán en el momento en que se modifiquen los valores originales. Para cálculos complejos, Excel incluye fórmulas incorporadas que se denominan funciones.
Toda fórmula debe comenzar por el signo igual seguido de los operadores y operandos. Los operandos pueden ser valores constantes, por ejemplo =13+3, o bien pueden ser referencias a celdas. En este punto es donde radica la importancia de una hoja de cálculo: modificando cualquiera de las celdas a las que se hace referencia en una fórmula, automáticamente la fórmula se recalcula. Una fórmula puede ser tan sencilla
como la referencia a una celda. Por ejemplo, si tenemos en la celda A1 el valor 10, podemos poner en la celda B1=A1 y aparecerá 10. Si modificamos el valor de la celda A1 automáticamente cambiará en B1.

Funciones
Existen más de 400 funciones que se pueden incorporar a la hoja de cálculo. Se reconocen por su nombre y suelen necesitar valores para llevar a cabo los cálculos; estos valores se denominan argumentos. Si quisiéramos calcular la raíz cuadrada de un valor, utilizaríamos la función RAIZ, si introducimos en una celda por ejemplo =RAIZ(64), obtenemos 8. En este caso RAIZ sólo necesita un argumento.
Pero existen funciones que necesitan más de un valor para realizar el cálculo. Por ejemplo, la función SUMA que realiza la suma de una serie de valores. Si quisiéramos calcular el total que hemos astado en compra de coches (suponemos que el importe de los coches está en el rango de B8 a B12, pondríamos =SUMA(B8:B12), que es mucho más rápido que escribir =B8+B9+B10+B11+B12.

Esta unidad es la unidad una de las más importantes , pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel2003 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.



Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel2003 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.